Le parole sono solo una piccola parte di quello che comunichiamo. È importante saper gestire anche gestualità, tono di voce, pause. Vediamo come rendere più efficaci le riunioni di lavoro.

Gli imprenditori, i manager, tutti i lavoratori, e non solo, ogni giorno comunicano. Si comunica via email, via telefono ed è ancora utile ed efficace comunicare “dal vivo”.
Quando si scrive si ha la possibilità di poter modificare, cambiare, spostare frasi e singole parole, quando invece si comunica via telefono o in pubblico ecco che non si ha più la possibilità di ragionare a mente fredda; il telefono in parte aiuta a nascondere i nostri movimenti non verbali, ma il sorriso o meno lo avvertiamo anche dall’altro capo del telefono.
Durante una contrattazione “faccia a faccia”, oppure in una sala riunioni con i nostri collaboratori, o ancora di più dinanzi a una platea durante un convegno, ecco che le parole rappresentano solo una parte della comunicazione, quella chiamata verbale. Quindi dobbiamo tener presente altri elementi durante i nostri incontri. Alla comunicazione verbale bisogna aggiungere quella para-verbale e quella non verbale.
Nello specifico, la comunicazione verbale si occupa dei contenuti di cui disquisiamo; la comunicazione para-verbale è costituita dalla voce, dall’espressione del viso, dal tono, dalle pause, ecc.; la comunicazione non verbale è il linguaggio del corpo: i piedi, le mani, il viso.
La domanda sorge spontanea: quali sono le percentuali di ogni singolo elemento? Le percentuali con cui tutte e tre influenzano l’incisività della comunicazione sono: 7% per la comunicazione verbale, 40% per la comunicazione para-verbale e ben il 53% per la comunicazione non verbale. È davvero sorprendente quanto poco i contenuti incidano nella comunicazione.
Quindi, per meglio utilizzare la comunicazione, per consolidare la propria immagine privata, pubblica e professionale, per attrarre sempre l’attenzione delle persone con cui interloquiamo, per gestire in modo ottimale il tempo a disposizione ed essere efficaci, per fare un intervento durante convegni pubblici o assemblee condominiali, per preparare, costruire e presentare un discorso, per dirigere il tono di voce, per essere rilassati, disinvolti e incisivi, dobbiamo prendere in considerazione non solo il lato verbale, che potrebbe essere la mera lettura di un discorso, ma piuttosto dobbiamo farlo nostro ed essere coerenti con gli altri due importanti elementi della comunicazione.
La comunicazione è tanto più efficace quanto più si padroneggia la materia, e quindi, come diceva Totò, “L’improvvisazione è frutto di una grande preparazione”; per questo non si può improvvisare quando ci si deve relazionare, bisogna conoscere approfonditamente la materia e quindi essere pronti a rispondere e chiarire i punti oscuri di una negoziazione, di un prodotto, di un servizio. Prepararsi con metodo aiuta a ridurre l’ansia e la timidezza, che sono i nemici della comunicazione efficace.
Durante la comunicazione tra pochi o con tanti si devono tenere presenti i seguenti elementi: postura, movimento, gestualità, espressioni del viso, linguaggio, parole, modo di parlare, sincronia dei movimenti, aspetto consono alla situazione, preparazione degli argomenti, atteggiamento mentale.
Andando in profondità in quella che è la comunicazione classica tra uomini d’affari, ovvero la riunione (o briefing), mi piacerebbe sviscerare alcuni aspetti per meglio preparare una riunione efficace. Spesso si considera la riunione come un momento “distante” dalla singola persona: da qui deriva la percezione di una ridotta responsabilità diretta sul suo sviluppo e sul suo successo; invece tutti devono dare il massimo e arrivare preparati sugli argomenti da trattare per meglio sviluppare e rendere efficaci le decisioni.
È quindi necessario:
1) Prendere consapevolezza delle diverse tipologie di riunione e degli aspetti organizzativi/relazionali a esse connesse: non tutte le riunioni vengono indette per lo stesso motivo.
2) Divenire consapevoli delle competenze che contribuiscono a creare un clima più collaborativo e più efficiente nel corso di una riunione.
3) Rendere più efficace la propria presenza a una riunione tramite una azione proattiva.
4) Acquisire la conoscenza di strumenti e modelli di riferimento per la preparazione, gestione e follow up riunioni.
5) Individuare la più adatta metodologia per le riunioni nella tua organizzazione.
Prima di indire una riunione bisogna far sì che lo scopo sia chiaro; è fondamentale iniziare con l’identificazione dell’obiettivo: questo deve essere cristallino nella formulazione e capito e condiviso da tutti i partecipanti.
Gli interventi che si eseguono durante le sessioni formative, le consulenze, il coaching che propone Bi3 sono incentrati su una forte innovazione dei processi atti alla trasformazione, piuttosto che alla formazione alla vecchia maniera. Processi in grado di incidere sui cambiamenti delle persone perché si evolvano e realizzino come individui che incidentalmente collaborano alla buona riuscita dell’impresa, ognuno con la propria respons-abilità!      n